ברוכים הבאים
בחירה וגיוס של עובד חדש היא אחת המשימות החשובות והרגישות ביותר של מנהלים בארגון , גם כאשר מדובר על גיוס עובדים לפרקי זמן מוגבלים מראש. כידוע, תהליך גיוס לא יעיל גורם לבזבוז זמן וכסף, ולכן קיימת חשיבות רבה לבצעו אותו לאחר מחשבה ותכנון, כשכמו בכל תחום, רצוי להיעזר ולהתייעץ עם מומחים בנושא.
ירון לובינסקי, סמנכ"ל בחברת אורטל משאבי אנוש. מתאר את הצעדים בתהליך גיוס כוח אדם ומסביר איך בוחרים את האדם המתאים ביותר לתפקיד:
הצעד הראשון והמשמעותי ביותר בתהליך הגיוס הוא אפיון מפורט ומדויק של התפקיד. לצעד חשוב זה יש השפעה רבה על כל תהליך הגיוס, וחיוני להקדיש זמן ומחשבה בביצועו. כתוב את תיאור המשרה על כל מרכיביה בצורה המפורטת ביותר וכנגזרת ממנו, מהן דרישות התפקיד: דרישות ידע, מיומנויות והשכלה, רמת אחריות, דרישות פיזיות (אם מדובר בעבודה פיזית קשה או הופעה ייצוגית), קשר עם לקוחות, ניסיון, רישיון נהיגה, רכב וכדומה. הירידה לפרטים בתיאור המשרה ובאפיון התפקיד הכרחית לאיתור מדויק. לכן, לדוגמה, לא מספיק לציין ידע במחשב, אלא לפרט בדיוק את סוגי התוכנות הקשורות בתפקיד. כמו כן, ציין את היררכיית החשיבות של המרכיבים השונים, תוך חלוקה לדרישות חובה ולדרישות יתרון.
כמובן שקיים הבדל בין אפיון של תפקיד בכיר בארגון לבין אפיון של תפקיד זוטר. לתפקיד בכיר נדרשת בדרך כלל רמת פירוט גבוהה יותר, וסביר להניח שמאפייניו יהיו מורכבים יותר ויכללו גם היבטים אישיים מסויימים, יכולות ניהוליות, ניסיון וכיוצ"ב.
בה בעת שאתה מגדיר את המשרה, ודא שיש לך תמונה ברורה של הסביבה בה המועמד ישתלב, תרבות ארגונית, סגנון הניהול, השפעתו האפשרית של העובד החדש על שאר העובדים, עד כמה שהדבר רלוונטי לעסק שלך. ברגע שהכנת את שיעורי הבית, אתה מוכן לאתר מועמדים לתפקיד.
לעתים המועמד הטוב ביותר נמצא "מתחת לאף", אפשר בהחלט לשקול מינוי אחד העובדים הקיימים לתפקיד הנדרש. שיטות יעילות אחרות הן "חבר מביא חבר" או גיוס באמצעות פנייה לחברת השמה מקצועית. לחילופין ניתן גם לפרסם מודעת דרושים ולבצע את הליך הגיוס באופן עצמאי.
תוכל לחסוך זמן ועלות ישירה של תהליך הגיוס באמצעות פנייה לחברת כח אדם והשמה. חברה טובה ואמינה תדע לאפיין היטב את התפקיד, תוך בירור ולימוד הצרכים המדויקים שלך כמעסיק, לבצע את המיון, לראיין את המועמדים בצורה מקצועית ולהפנות אליך את המתאימים ביותר. כך, במקום לעיין במאות טפסי קורות חיים, למיין ולראיין מועמדים רבים שאינם בהכרח מתאימים, תקבל לאחר הסינון של חברת ההשמה כמות מצומצמת של מועמדים המתאימים ביותר לתפקיד, מתוכם תראיין רק בודדים על פי שיקול דעתך המקצועי. ללא ספק מדובר בחיסכון בזמן ובאנרגיות. העובד שייבחר על ידך בסופו של דבר יוכל להיות מועסק על ידך באופן ישיר, באמצעות קליטה מיידית לארגונך, או באמצעות חברת כח האדם, שתישא בעלות יחסי עובד ומעביד. אפשרות נוספת היא העסקת עובד דרך חברת כוח האדם לתקופת ניסיון, וקליטתו לחברה בהמשך. להחלטה על אופן ההעסקה, יש כמובן גם היבטים כלכליים שכדאי לתת עליהם את הדעת, אך חשוב לציין כי הגמישות שמספקת לך חברת כח האדם בכל הקשור לגיוס ולהעסקת עובדים מהווה לעתים יתרון משמעותי.
במידה והחלטת לפרסם מודעת דרושים, נסח אותה בקפידה ובתמציתיות, בהסתמך על אפיון התפקיד אותו הגדרת מראש. כלול תיאור משרה, דרישות החובה והערות חשובות. את המודעה ניתן לפרסם באחד מאתרי הדרושים באינטרנט או בלוח הדרושים בעיתון תחת הקטגוריה המתאימה, בהתאם לקהל היעד שאותו תרצה לחשוף למודעתך.
מיין את קורות החיים שהגיעו. בשלב ראשון גרע מהרשימה את כל המועמדים שאינם עומדים בדרישות החובה של התפקיד. מהנותרים בדוק מי הכי קרובים לאפיון התפקיד, רכז אותם והתכונן לראיון.
שלב זה חשוב לא פחות מהראיון עצמו. תכנון קפדני של הראיון יאפשר לך לנהל אותו בצורה יעילה ויעזור לך להשיג את מטרותיו. הכן את כל השאלות הרלוונטיות לפי הסדר ואת כל מה שחשוב לך לדעת על המועמדים בהתבסס על הגדרת התפקיד. עבור שוב ביסודיות על קורות החיים של כל מועמד, דע מה אתה רוצה לשאול אותו ורשום לעצמך הערות ושאלות. כמובן שבמהלך הראיון יעלו שאלות נוספות, אבל כדי לא להחמיץ את הדברים החשובים, יש להכין שאלות חשובות מראש.
התקשר למועמדים, הצג את עצמך והודע להם על זימונם לראיון. בשלב זה ניתן לבצע סינון נוסף בטלפון. אפשר להפנות כמה שאלות בסיסיות כדי לוודא שאין חוסר התאמה מהותי לדרישות התפקיד ("לא, אני לא יכול לעבוד בימי שישי", למשל). כך תחסוך לך ולמועמד זמן וטרחה. באותה הזדמנות תוכל גם לספר למועמד בקצרה על העסק ולשווק אותו בפניו (במידה סבירה). אם החלטת לזמן את המועמד, וודא שהוא יודע כיצד להגיע וציין פרטים חשובים, כמו כניסה, קומה, חנייה וכו'.
הראיון הוא אחד מכלי האבחון המורכבים והחשובים ביותר ואי אפשר ללמד אותו בכמה משפטים, אבל להלן כמה כלים שיעזרו לך לנהל ראיון בצורה יעילה יותר.
• השתדל שהראיונות יתקיימו בצמידות ורכז אותם לכמה שעות.
• קבע את מקום הראיון במקום הולם, הרחק מרעש והפרעות אחרות.
• בשלב ראשון, הצג את עצמך בפני המועמד, ספר לו בקצרה על העסק והסבר את מהות התפקיד. מהשלב הזה תן למרואיין לעשות את רוב העבודה. שאל שאלות והקשב היטב לתשובות. בנוסף למידע שתקבל, תוכל להתרשם מתכונות המועמד כגון כושר ביטוי, יחסי אנוש ועוד. הוסף שאלות שעולות במהלך השיחה ופתח נושאים היכן שתמצא לנכון.
• אפשר למועמד להפנות שאלות, באמצעותן תדע מהם סדרי העדיפויות שלו, מה חשוב לו או מעניין אותו. במהלך הראיון, כדאי לרשום הערות חשובות, ובסיום לכתוב חוות דעת קצרה. הדבר יעזור לך לזכור את המועמדים ולהשוות ביניהם כראוי.
• הראיון צריך להתנהל בגובה העיניים, מבלי להפגין עליונות, התנשאות או ידידותיות יתרה.
פנייה לממליצים ככלי תומך החלטה הוא צעד מומלץ, אך יש לנקוט בו בזהירות, לא רק בגלל האפשרות שהמועמד יספק ממליץ פיקטיבי, אלא גם כי ממליצים יגידו דברים שיחשבו שאתה רוצה לשמוע. באמצעות פנייה לממליצים תוכל לבחון את אמינותו של המועמד, כישוריו, תכונותיו, יחסיו ופרטים חשובים אחרים שיעזרו לך לגבש החלטה סופית לגביו.
בתהליכי גיוס לתפקידים מסוימים ניתן להיעזר במבדקים ואבחונים ככלים תומכי-החלטה יעילים לבדיקת ידע מקצועי ולבחינת אישיות. ניתן להכין לבד מבחני ידע פשוטים בתחום המקצועי, אך במידה ונדרש אבחון מורכב יותר, כדאי לפנות לחברת אבחון.
יש לתחום את כל תהליך הגיוס לתקופת זמן קצרה ומוגדרת. לאחר הראיונות, ציין בפני המועמדים מתי הם צפויים לקבל תשובה (בטווח של ימים ספורים).
לאחר שהודעת למועמד הנבחר על קבלתו לעבודה, צור קשר עם יתר המועמדים, הודה להם, הסבר כי נבחר מועמד אחר ואחל להם בהצלחה. במידה ואחד המועמדים ראוי, אך התאים קצת פחות מזה שנבחר, תוכל לציין זאת בפניו, ולשמור לך את האפשרות לפנות אליו בעתיד.
לסיכום, ידוע כי העובדים הינם אחד המשאבים החשובים ביותר לכל ארגון, ולכן גיוס עובדים איכותיים הינו תהליך לא פשוט שאין להקל בו ראש. כמעסיק, למידת התהליך, הכנה ראויה אליו מראש ונקיטת הצעדים שהוזכרו הינם הכרחיים. נכון, הדבר עלול לגזול זמן יקר של אנשי הארגון, אך קיצורי דרך יובילו לרוב לגיוס עובדים שאינם מתאימים. במידה ולא קיימת בארגון יכולת לבצע תהליכים אלה באופן עצמאי, בעלי המקצוע בתחום - חברות כוח האדם וההשמה השונות – ישמחו לסייע.
בהצלחה.
